会社を設立したり、新しい店舗を開業する際には挨拶回りをします。
挨拶回りをすることで、どのような会社を設立したのか、どのような事業を行っていくのか、来店してほしい旨を伝えることができます。
基本的には直接訪れて対面で挨拶するのが良いですが、相手企業の都合もありますし、一般宅では留守であることも多いです。
そういった際に役立つのが「挨拶状」です。
そこで今回は、挨拶状とは何であるのか、そして挨拶状を作成する際に気を付けなければいけないポイントをまとめました。
挨拶状とは
会社設立、新しい店舗をオープンした際に、近隣に住んでいる人や取引先などにその旨をお知らせするのが『挨拶状』です。
設立・オープンまでの支援に関するお礼、今後の展望、来店のお願いなどを記載します。これから取引をお願いしたい企業や人物に送るのも効果的です。
挨拶状はどの媒体で送るべきか
一昔前であれば、挨拶状は「はがき」で送るものでした。
しかし、近年では封筒付きのカードタイプだったり、メールによる挨拶状の送信も行われています。
基本的には、どの媒体で送っても問題はありませんが、やはり「はがき」で送るのが最も一般的で良い印象を残せるでしょう。
メールは手軽で費用もほとんど必要ないのですが、軽い印象を与えてしまう可能性があります。
そもそもメールではメールアドレスが分からない為、近隣に住んでいる人すべてに送ることは不可能です。
重要な取引先などにメールで挨拶状を送る場合は、後日ちゃんとした挨拶状を送ることをおすすめします。
どんな内容にするのか
挨拶状の基本的な文章構成は以下のような形になります。
・郵送での略儀
「直接訪問して挨拶するべきですが、今回は書面による挨拶で失礼します」というお詫びを一言添えることが大切です。「今後改めて挨拶に出向きます」という旨を伝えましょう。
・時候の挨拶
簡単な挨拶と、日頃からお世話になっている感謝を書きましょう。
・会社を設立した経緯
なぜ会社・店舗を開業するに至ったかの動機や経緯を簡単にまとめましょう。
・支援の感謝
会社設立・店舗開業までの間に支援をしてもらった相手であれば、それのお礼もしっかりと記載するようにしましょう。
・今後の抱負や展望
今後どのように成長していくのか、お客様にどのようなサービスをしていくのか、協力してくれた人にどのようなお返しをしていくのかを書くと良い印象を持たれます。
・今後も協力をお願いする旨
会社の発展のために協力してほしい、こちらも協力を惜しまない旨を伝えましょう。
・会社の情報
会社名、住所、連絡先(電話番号・メールアドレスなど)、役員一覧、会社・店舗までのアクセス方法などを書きましょう。
印象に残る挨拶状を作るポイント
最後に、基本をおさえた挨拶状をさらに印象に残せるものにするにはどのようにすれば良いのか、ポイントを紹介します。
・地図を利用する
挨拶状には店舗の住所を記載すると思いますが、それに加えて地図を記載すると非常に効果的と言えます。
手書きでも良いのですが、難しい場合は地図アプリを使って表示されたものを載せる方法も検討しましょう。最寄り駅からの道案内を文字で記すのも分かりやすくおすすめです。
・タイトルを付ける
書かれている内容を要約したタイトルを付けることで読み手に伝わりやすくなります。
・内容はあくまで謙虚にする
店舗の開業、オープンという華々しい事柄であるため、どうしても自慢したり派手にしたい気持ちになってしまいます。
しかし、挨拶状はお店のことを知ってもらうのと同時に、協力をお願いするためのものです。読み手が好意を持てるような内容にしましょう。
まとめ：開業時の案内状・挨拶状を書く際のポイントとマナーを解説！
この記事で書いたように、挨拶状は開業したお店だけでなく「人」としての評価を高めるために必要なものです。
しっかりとマナーが守れているのか、誰が読んでも分かりやすい挨拶状になっているのか、挨拶状を出すべき相手は誰なのか、という点をおさえることが、トラブルも少なく今後の成長にも繋がります。